課程背景：
為了規(guī)范項目采購及項目管理流程更加明晰，實施人員有據(jù)可查，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)利，降低項目成本，特制定本規(guī)定及流程。項目采購的流程規(guī)范越來越重要，項目采購的流程的設(shè)定越來越提上日程，特此研發(fā)此課程《項目采購流程實戰(zhàn)》。

課程收益：
1、熟悉和了解采購的項目六大操作程序；
2、模擬和演繹完整的項目采購流程九大環(huán)節(jié)；
3、明確了解每個環(huán)節(jié)的重點和難點。

課程時間：1天，6小時/天
授課對象：采購部，工程技術(shù)部、財務(wù)部，項目部以及相關(guān)人員和相關(guān)管理人員
授課方式：
1、課前分組，起好組名，設(shè)立目標
2、小組之前進行PK,發(fā)言一次加一分，發(fā)言正確再加分
3、每個節(jié)點進行課程演示，請學(xué)員上臺回顧課程內(nèi)容
4、模擬運用每個知識點內(nèi)容和案例分析講解
5、獎懲公平，每個階段進行回顧總結(jié)

課程大綱：
第一講：項目采購操作環(huán)節(jié)九大環(huán)節(jié)
采購認證/選擇供應(yīng)商/簽訂合同/合同跟蹤/付款操作
1．確認需求：采購的起點是確認需求。在采購之前，應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時需要、何時采購、由誰決定等。采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時盡量采用標準訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單。
2．需求說明：即確認需求之后，對需求的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。一般的需求說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：
(1)采購日期。
(2)采購品編號。
(3)采購申請的發(fā)出部門。
(4)采購所涉及的金額。
(5)對于所需采購品本身的型號、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述。
(6)采購品需要的日期。
(7)任何特殊的發(fā)送申請。
(8)授權(quán)申請人的簽字。
3．選擇供應(yīng)商：選擇供應(yīng)商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的素質(zhì)直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價格和售后服務(wù)等。供應(yīng)商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財務(wù)狀況、組織管理、聲譽、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購部門要關(guān)注的。為了更有效地進行采購，項目采購部門必須做到以下幾點：
(1)對合同的履行情況進行監(jiān)控。
(2)提供所購貨品項目的分類表。
(3)做好供應(yīng)商記錄。
(4)提供合同樣本。
4．確定價格：確定所需支付的價格是采購過程中的一項重要決策。選定可能的供應(yīng)商后，項目采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的報價進行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供應(yīng)商，最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價方法及其使用時機，并能利用價格談判技巧來取得滿意的支付價格。
5．訂單安排：價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，必須予以說明。一份詳細的項目采購訂單應(yīng)包括以下幾個要素：
(1)采購品序列編號。
(2)采購訂單發(fā)出的日期。
(3)接受訂單的供應(yīng)商名稱和地址。
(4)所需貨品的數(shù)量和描述。
(5)發(fā)貨日期。
(6)運輸要求。
(7)價格。
(8)付款條件。
(9)對訂單有約束的各種條件。
由于合同形式使用不當(dāng)，很可能帶來嚴重的法律爭議。所有企業(yè)都有備好的采購訂單，但究竟是使用企業(yè)的自備訂單還是使用供應(yīng)商的銷售協(xié)議，取決于項目采購部門和供應(yīng)商相互協(xié)商后所制定的戰(zhàn)略。
6．貨物跟催：采購訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按時、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合同規(guī)定，督促供應(yīng)商按規(guī)定交運。跟蹤是對訂單所作的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能履行其發(fā)貨的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運方面的問題，企業(yè)就需要對此盡快了解，以便采取相應(yīng)的行動。跟蹤通常需要詢問供應(yīng)商的進度，有時甚至有必要到供應(yīng)商那里走訪。這就是項目采購人員對訂單的跟蹤。催貨是對供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所作的發(fā)運承諾，提前發(fā)運貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物的發(fā)運。催貨應(yīng)僅適用采購訂單的一小部分，因為如果企業(yè)對供應(yīng)商能力已經(jīng)作過全面分析的話，那被選中的供應(yīng)商就應(yīng)是那些能遵守合同的可靠的供應(yīng)商。當(dāng)然在物資匱乏的時候，催貨具有重要的意義。
7．核對發(fā)票：廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財務(wù)部門才能辦理付款。
8．驗收貨物：貨物驗收的基本目的是為了確保貨物已經(jīng)實際到達并檢查是否完好無損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。這樣才能將貨物送往下一地方進行儲存檢驗或使用。接受部門要將與接收手續(xù)有關(guān)的文件進行登記并送往相關(guān)人員。凡供應(yīng)商所交貨物與合同不符的或驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨并立即辦理重購。對貨物進行驗收時，有時會發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象，若有此類情況發(fā)生，項目采購部門要及時向供應(yīng)商提交貨物短少報告。
9．記錄并保存檔案
(1)采購訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號并說明結(jié)案與否。
(2)采購訂單卷宗。所有的采購訂單副本都被順序編號后保管在里面。
(3)商品文件。記錄所有的主要商品或主要項目的采購情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價格和采購訂單編號等）。
(4)供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進行的所有采購事項。
(5)合同管理。指明所有主要供應(yīng)商與企業(yè)所簽合約的狀況（合約到期）
(6)投標歷史文件。指明主要貨品項目所邀請的投標商、投標額、投標的次數(shù)、成功的中標者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。
(7)工具和壽命記錄。指明采購的工具、使用壽命、使用歷史、價格、所有權(quán)和存放的位置等。注：采購檔案的保管應(yīng)有一定的時限規(guī)定。如：一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購訂單一般要保存7年，而作為備忘錄的采購申請單保存的時間更長。

第二講：具體實施實戰(zhàn)
1．項目實施各部門職責(zé)
項目進度
采購部
工程技術(shù)部
項目部
財務(wù)部
銷售部
項目聯(lián)合設(shè)計階段





項目合同談判和簽訂階段





項目實施階段





項目驗收階段





2．項目預(yù)算
項目簽訂合同前應(yīng)由工程技術(shù)部做出項目的初始預(yù)算，但若合同簽訂執(zhí)行中，發(fā)現(xiàn)某些方案清單內(nèi)容與當(dāng)初預(yù)算的有差異，應(yīng)由財務(wù)部牽頭重新修改項目預(yù)算表，以使預(yù)算對實際執(zhí)行起到有效的監(jiān)督、指導(dǎo)作用。
3．項目實施
項目部實行以銷售負責(zé)人和項目經(jīng)理為主的負責(zé)制，全面負責(zé)工程項目管理，包括安全管理、質(zhì)量管理、進度與費用管理。
4．項目采購

第三講：實施














一、計劃管理
1、項目部依據(jù)自己的項目施工進度計劃填寫《采購申請單》或《請發(fā)貨通知單》。填好后，先由項目部經(jīng)理及項目銷售負責(zé)人共同審核，提交總經(jīng)理審批，審批通過后，交給財務(wù)部統(tǒng)一實施采購工作。
2、項目部臨時急需的物資采購必須事先經(jīng)總經(jīng)理審批后，經(jīng)辦人方可實施采購，未經(jīng)批準不予采購。
二、預(yù)付款采購管理
1、采購經(jīng)辦人將核準的《采購申請單》及《付款單》交由財務(wù)部實施付款。
2、大額（指單筆付款金額在***元以上的）、批量物資現(xiàn)款采購的付款事務(wù)統(tǒng)一由財務(wù)部出納辦理，未經(jīng)批準采購經(jīng)辦人不得擅自付款。
3、需要貨物發(fā)到項目現(xiàn)場，由項目部經(jīng)辦人填寫《發(fā)貨申請單》，項目經(jīng)理審批后交總經(jīng)理審批，交財務(wù)部實施發(fā)貨。
三、賒銷采購管理
1、賒銷采購付款事務(wù)統(tǒng)一由財務(wù)部出納辦理，嚴禁采購經(jīng)辦人擅自付款。
2、采購的設(shè)備到達項目現(xiàn)場后，由項目部負責(zé)填寫《到貨驗收確認單》辦理入庫、驗收手續(xù)，單子上必須有總包/監(jiān)理的簽字確認，以此作為和供應(yīng)商及總包結(jié)賬的依據(jù)。
3、付款期限原則規(guī)定如下：設(shè)備驗收、業(yè)主簽字確認后，有采購合同的，按照合同規(guī)定的付款時間付款；沒有采購合同的，在入庫、驗收3個月后付款。
四 派工申請